Lorsqu’un salarié s’absente de son lieu de travail, l’employeur est en droit de demander des justificatifs prouvant la légitimité de cette absence. En effet, le suivi et la vérification de ces documents sont essentiels pour garantir une bonne gestion des ressources humaines au sein de l’entreprise. Découvrons ensemble quels sont les justificatifs à exiger en fonction des types d’absences et comment les vérifier.
Connaître les motifs légaux d’absence du salarié
Il existe différents motifs d’absence qui peuvent être considérés comme légaux. Parmi eux, on peut citer :
- Les congés payés
- Le congé maternité ou paternité
- Les absences pour maladie
- Le droit de retrait en cas de danger grave et imminent sur le lieu de travail
- La grève
- La vaccination (dans le cadre d’une obligation vaccinale des professionnels de santé)
- Le contrôle santé
- Le congé sabbatique ou sans solde
- Les jours de repos compensateur ou les RTT
- Le congé pour événements familiaux (mariage, décès d’un proche…)
Ces différentes raisons peuvent donner lieu à l’établissement de justificatifs d’absence, que le salarié doit fournir à son employeur afin de s’assurer de la légalité de son absence.
Vérifier les justificatifs d’absence en fonction des motifs
Congés payés, maternité/paternité, jours de repos compensateur et congé sabbatique/sans solde
Dans ces cas de figure, l’absence du salarié est généralement anticipée et planifiée. L’employeur doit donc être déjà informé de cette absence et il convient de vérifier que les dates et durées mentionnées sur le justificatif correspondent bien à celles convenues préalablement dans le cadre du planning ou des accords internes à l’entreprise. Lorsqu’un salarié soumis à l’obligation du pass sanitaire ne possède pas un pass valide, il peut déduire son absence des jours de congés ou à défaut, son contrat de travail est suspendu, ce qui induit à son licenciement.
Absences pour maladie
Lorsqu’un salarié ne peut pas se rendre au travail en raison d’une maladie, il doit fournir un arrêt de travail délivré par un médecin. Selon la loi, le justificatif doit mentionner plusieurs éléments :
- Le nom et prénom du salarié concerné
- Les dates de début et fin de l’arrêt de travail
- La mention « sorties autorisées » ou « sorties interdites », si cela est précisé par le médecin
- La signature et le tampon du médecin
L’employeur doit s’assurer de la concordance des informations présentes sur le justificatif avec celles de l’entreprise et s’assurer de la cohérence des dates indiquées. Par ailleurs, il peut faire appel à un médecin contrôleur pour vérifier l’exactitude des informations fournies sur l’arrêt, si nécessaire.
Droit de retrait et grève
En cas de droit de retrait d’un salarié en raison d’une situation jugée dangereuse, il incombe à l’employeur de vérifier la réalité du danger et d’éventuellement remédier à la situation. Le droit de retrait ne donne pas lieu à l’établissement d’un justificatif spécifique.
Pour les absences liées à une grève, le salarié doit informer son employeur de sa participation au mouvement. Le suivi des absences pour cette raison relève donc du dialogue entre les parties et ne nécessite pas de justificatif particulier.
Congés pour événements familiaux
Lorsqu’un salarié s’absente pour un événement familial (mariage, décès…), il peut être demandé de fournir un justificatif tel qu’un acte de mariage, un certificat de décès ou un livret de famille. L’employeur doit alors vérifier que les dates concordent avec celles de l’absence et s’assurer de la légitimité du document.
Vigilance face aux faux justificatifs d’absence
Même si cela reste exceptionnel, certains salariés peuvent être tentés de produire de faux justificatifs d’absence pour masquer une absence injustifiée. L’employeur doit donc rester vigilant et s’assurer de l’authenticité des documents présentés.
En cas de doute, il est possible de contacter les organismes émetteurs (administration, médecin…) ou de recourir à un organisme spécialisé dans la vérification de justificatifs tels que les cabinets d’expertise médicale ou les agences de détectives privés.
À retenir
La vérification des justificatifs d’absence des salariés est essentielle pour garantir le respect des droits et obligations de chacun au sein de l’entreprise. Il importe pour l’employeur d’être informé des raisons légitimes d’absence, de connaître les justificatifs associés et de vérifier leur authenticité afin d’assurer une bonne gestion des ressources humaines et d’éviter d’éventuelles fraudes.